Gestión de Documentos.

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Gestión de Documentos

Que es un gestor documental?

Es muy complicado para una empresa organizar cientos de documentos tan sólo mediante un sistema de carpetas y subcarpetas en el ordenador, especialmente cuando varias personas pueden acceder a los documentos. Esto puede hacer que el sistema se haga inmanejable. Las carpetas se van llenado de documentos y finalmente se les pierde la pista. Es imposible recordar la dirección (path) de cada uno de los documentos, por eso, un gestor de documentos permite filtrar, ordenar, clasificar y navegar por múltiples vistas y configuraciones.

Por eso para gestionar todos sus documentos una empresa necesita un "gestor documental", un sistema que esté soportado en una base de datos en la que no sólo se indexen todos los textos, sino que además se pueda controlar y registrar el contexto relativo a cada asunto, donde se puedan recuperar documentos con múltiples filtros, entre ellos el temporal, y que se garantice su privacidad (a cada asunto sólo puedan acceder quienes estén autorizados y sólo con las facultades y permisos que cada uno posea).

Algunos modelos de organización documental:

Por atributos

  • Nuevas funcionalidades de Gestión Documental disponibles out-of-the-box
  • Posibilidad para aplicar reglas de negocio, flujos de trabajo y parametrización ad-hoc para las necesidades de cada área, departamento, solución.
  • Integración de atributos del documento entre aplicaciones de Office y su gestor documental. Por el contrario el modelo de gestión suele suponer un cambio importante en el manejo de los usuarios.

Por carpetas

  • Ágil y dinámico
  • Sencillez y continuidad para el usuario
  • Seguimos teniendo la misma capacidad de gestión y funcionalidad que cuando teníamos los documentos en un árbol de carpetas del filesystem, solo que mayor versatilidad en el acceso.

Existen varios gestores documentales en el mercado. Consúltenos sobre cuál es el que mejor se adecua a su caso.



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